Оформление вкладыша в трудовую книжку

Не каждому из нас доводится иметь дело с таким документом, как вкладыш в трудовую книжку. Но если все-таки дело дошло до этого, то необходимо знать о том, что это такое, и как им пользоваться. Для того чтобы оградить себя проблем при выходе на пенсию или переходе на другую работу, эта информация также будет нужна.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выполняет роль дополнения к документу, когда все страницы уже исписанны. Всю книжку можно исписать не только переходя с одного рабочего места на другое, но и при карьерном росте в границах одной организации. Поощрения также занимают много места в трудовой.

Окончание трудовой книжки не является поводом для прекращения трудовой деятельности или покупки нового документа. Для того чтобы сделать вкладыш, необходимо обратиться в отдел кадров, сотрудники которого подошьют к документу бланк.

Обычно он имеет вид напечатанного шаблона, который не очень то и отличается от формата самой книжки, но имеет свои отличительные черты. Запись во вкладыш вносятся в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек. Вопросы возникают только при первичном прикреплении и оформлении дополнительного листа.

Следует иметь в виду, что вкладыш должен быть выполнен на специальном бланке, который защищен он подделок. Он должен иметь свой номер, который впоследствии будет внесен в местный реестр перемещения документации (обычно это журнал учета).

Правила оформления вкладыша

В первую очередь следует знать о том, какие органы имеют право на совершение акта заполнения вкладыша. Нынешнее законодательство поручило эту функцию работодателю (в основном, в лице уполномоченного лица из отдела кадров).

При заполнении листа-вкладыша нужно внимательно следить за тем, правильно ли заполнен бланк, и внесена ли информация о нем в отчетную документацию. Фиксировать акт прикрепления вкладыша нужно для того, чтобы доказать легитимность сего действия.

Отмечать бланк нужно также и на титульной странице самой трудовой:

• В качестве отметки служит штамп, на котором помещена надпись «выдан вкладыш». Под печатью нужно в обязательном порядке указать дату фактического прикрепления вкладыша.
• Еще одной обязательной отметкой на обложке является указание номера и серии документа. Будьте внимательны, переписывая эти данные, так как «черкать» обложку трудовой не разрешается. Если же ошибка все-таки произошла, это повлечет за собой новую лавину изменений и записей, которые придется внести в трудовую, вкладыш, и учетный журнал.
• Нужно обязательно соблюдать очередность процедуры: сперва заполнить бланк вкладыша, и только после этого делать отметку на лицевой стороне трудовой книжки. Этот порядок нужно изначально взять за правило, чтобы в дальнейшем не путаться, работая с несколькими документами одновременно.

Если же кадровый сотрудник или руководитель допустил ошибку при заполнении самой ведомости или при указании ее серии и номера, ему придется пройти через ряд процедур, среди которых:

• Аннуляция вкладыша.
• Составление акта о его недействительности.
• Изъятие вкладыша.
• Заполнение и прикрепление нового вкладыша.
• Отметка и печать о новом дополнении.

Что делать если у работника изменилась фамилия

В случаях, где имеет место изменение фамилии сотрудника, в трудовой книжке которого уже есть вкладыш, необходимо соблюсти процедуру изменения данных, как в самом вкладыше, так и в трудовой.

При этом неважно, изменил ли работник только фамилию, или же решил полностью переделать свою личность.

При изменении даты рождения и данных об образовании, процедура не будет отличаться от той, которую необходимо совершить при изменении фамилии:

• Прежде всего, необходимо четко перечеркнуть устаревшие данные на обложке трудовой и во вкладыше.
• Над старыми данными (или рядом с ними) надписываются новые.
• На внутренней стороне трудовой делается отметки со ссылками на изменения.
• Ссылки заверяются печатью и подписью руководителя или кадрового сотрудника.

Что делать, если запись попала не в тот раздел

Поскольку человеческий фактор еще никто не отменял, ошибки в документации случаются весьма часто. Невнимательность кадровых сотрудников часто проявляется при внесении записей в реестр.

На самом деле запись о вкладыше должна быть занесена в раздел «Сведения о работе», но ее часто записывают в тот, который называется «Сведения о награждениях».

Такую путаницу можно объяснить тем фактом, что лист для сведений о работе часто бывает, переполнен, и сотрудники отдела кадров могут ошибочно перелистнуть страницу и начать писать там, где этого делать уже не стоит.

Сложность такой ошибки в том, что согласно 30-му пункту нормативного акта о заполнении рабочей документации, ошибки в данных разделах нельзя просто зачеркнуть, заменив их новыми сведениями, как это было с фамилией.

Для того чтобы внести изменения в графы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», нужно официально признать все написанное там недействительным и только потом вносить новую информацию.

Что делать если на вкладыше отсутствует печать

Бывает так, что руководитель забывает поставить печать во вкладыше. Чаще всего такой недочет обнаруживается при поступлении на работу в новой организации.

Что делать сотруднику в такой ситуации?

• Обратиться по месту бывшей работы и попросить поставить соответствующую отметку.
• В случае возникновения проблем, напомнить сотрудником отдела кадров о том, что они совершили ошибку, нарушив пункт 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
• Если даже после этого сотрудники отказываются исправлять ошибку, смело обращаетесь в суд. Но как правило, дело не заходит так далеко.

Знайте, что даже в случае неприятного расставания с работодателем, ни он, ни его сотрудники, не имеют право отказать вам в редактировании трудовой.

Образцы заполнения вкладыша

Так как вкладыш является официальным документом, его заполнение требует соблюдения определенных правил, нарушение которых может стать причиной привлечения к ответственности руководителя или другого сотрудника, заполнявшего документ.

Владельцу, в свою очередь, также не стоит пассивно наблюдать за происходящим, если он обнаружил ошибку в любой документации. Необходимо четко знать свои права и обязанности и не стесняться поправить тех, кто допустил погрешность, заполняя ваш документ.

admin