Обязанности секретаря делопроизводителя

Как и каждая работа, профессия секретаря-делопроизводителя имеет свою должностную инструкцию. Документ может меняться в зависимости от компании (предприятия) и специфики деятельности.

Инструкция содержит такие основные положения, как необходимое образование, опыт работы, и специальные знания и умения, которыми должен обладать работник.

Секретарь-делопроизводитель

Инструкция также включает в себя перечень прав и обязанностей секретаря, описывает иерархию компании, указывая, кому непосредственно подчиняется секретарь, и кто находится в его подчинении.

Пункт об ответственности тоже прописан в инструкции.

Основные обязанности

  • Секретарь принимает посетителей, фиксирует их и организовывает встречу с руководителем.
  • Принимать и осуществлять телефонные звонки.
  • Отправлять и принимать документы в электронном виде.
  • Вести делопроизводство.
  • Совершать предварительное планирование рабочего дня руководителя.
  • Организовывать совещания.
  • Бронировать билеты и гостиницы для руководителя и гостей/партнеров.
  • Следить за наличием канцелярии в офисе.
  • Выполнять прочие поручения руководства, связанные с работой.
  • В некоторых случаях от секретаря требуют знания иностранных языков для ведения деловой переписки.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Требования, представленные ниже, не всегда являются обязательными и могут обсуждаться:

  • Образование: высшее (экономика, документоведение).
  • Владение ПК на уровне продвинутого пользователя.
  • Владение офисной техникой.
  • Высокий уровень коммуникативных навыков.
  • Желательный опыт работы более 12 месяцев.
  • Внимательность и аккуратность в ведении дел.
  • Усидчивость и стрессоустойчивость.

Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Следует упомянуть, что должностная инструкция секретаря не регламентируется официальным законодательством. Ее скорее можно назвать сводом рекомендаций, которая составляется отделом кадров или ответственным за прием на работу сотрудником. Целью такого документа является определение служебных обязанностей сотрудника.

Стандартный перечень включает в себя пункты о требованиях к сотруднику, распределение субординации, описание работы, которые предстоит выполнять, перечень прав работника и указание ответственности.

Каковы права и обязанности работника?

Права секретаря-делопроизводителя:

  • Иметь доступ к открытой и конфиденциальной информации, которая необходима для осуществления деятельности секретаря.
  • Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.
  • Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов.
  • Иметь комфортные условия работы и отдыха.
  • Принимать участие в составлении, согласовании, и осуществлении решений, которые касаются компании.
    Обязанности:
  • Ведение деловой документации.
  • Организация встреч руководителя.
  • Прием телефонных звонков и посетителей.
  • Решение конфликтных ситуаций.
  • Прием и отправка почты.
  • Поддержание жизнеспособности офиса.

Необходимые пункты

Обязательным условием для приема на работу секретаря делопроизводителя является быстрая обучаемость специалиста и умение находить быстрые решения в нестандартных ситуациях.

Некоторые руководители предъявляют дополнительные требования, которые могут включать в себя знание профессиональных компьютерных программ.

Содержание работы

Секретарь-делопроизводитель – это работник, который отвечает за оборот документации в компании, их сохранность и правильность.

Эта должность включает в себя:

  • Контроль базы документации, архива.
  • Регистрацию контактов и посетителей.
  • Распределение дел на рабочий день.
  • Работа с оргтехникой.
  • Прием звонков.

Требования к знаниям и умениям

Обязанности секретаря-делопроизводителя отличаются от тех, которые возлагают на рядового работника офиса, просто принимающего звонки и варящего кофе. Должностные инструкции

Такая должность требует внимательности, организованности, и ряда профессиональных и личных качеств.

Знания, необходимые секретарю:

  • Право: трудовое, административное.
  • Законодательство: акты, которые необходимы для работы с документацией.
  • Систему иерархии власти в своем регионе.
  • Принципы работы в заданной области.
  • Структуру работы, ее организацию.
  • Основы управления труда.
  • Азы менеджмента.
  • Нормы выполнения каждого из видов задач.
  • Правила пользования техникой.
  • Основы коммуникативной психологии.
  • Порядок архивации.

Навыки и умения:

  • Осуществление эффективной работы офиса, распределять обязанности.
  • Планирование дел в соответствии загруженностью.
  • Своевременное продление сроков документации.
  • Организация выездных встреч и командировок.
  • Ведение информационного обеспечения офиса.
  • Ориентировка в периодике.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная)

Даже если секретарь большую часть времени уделяет работе с цифрами, ему не обойтись хотя бы без элементарных грамматических навыков.

Секретарь – это лицо фирмы. И от того, как он преподнесет себя может зависеть исход важной сделки. Письменная и устная грамотность создаст положительный имидж всей организации.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

  1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
  2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
  3. Проверка и обработка корреспонденции.
  4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
  5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
  6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
  7. Разработка плана на следующий рабочий день.
  8. Доклад руководству о проделанной работе.
  9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
  10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

  • Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
  • Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
  • Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Ответственность

Существуют обязательные и дополнительные пункты ответственности:

  • За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
  • За игнорирование инструкций и приказов.
  • За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
  • За разглашение конфиденциальной информации.
  • За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.

Право подписи

Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.

Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.

Необязательные пункты и права сотрудника

  1. Высокая скорость набора текста.
  2. Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
  3. Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
  4. Подготовка шаблонов документов.
  5. Требования к росту и весу.

Требования к внешнему виду, вежливости

Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.

  • Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
  • Не хамит и не раздражается.
  • Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
  • Не пользуется духами с резким ароматом.
  • Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.

О чем следует помнить

Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.

Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Большинство документации разрабатывается секретарем, а утверждается руководителем. Если речь идет о филиале, то всю документацию должен утверждать непосредственно начальник сети.

В компаниях, где секретарь считается личным помощником руководителя, документы проходят цикл от создания до вступления в силу через него. На рассмотрение шефу поступают только самые важные или спорные дела.

admin

Комментарии

  1. 샌즈카지노
    샌즈카지노 16 августа, 2022, 03:40

    Thanks-a-mundo for the blog.Thanks Again. Will read on…

    Ответить на комментарий
  2. WarUpdaph
    WarUpdaph 19 августа, 2022, 02:17
  3. bt sport live
    bt sport live 20 августа, 2022, 02:03

    I loved your article. Much obliged.

    Ответить на комментарий
  4. slot gacor hari ini pragmatic play
    slot gacor hari ini pragmatic play 20 августа, 2022, 22:15

    I am so grateful for your post.Much thanks again. Really Great.

    Ответить на комментарий
  5. ambbet
    ambbet 21 августа, 2022, 03:18

    Really enjoyed this article.Really thank you! Great.

    Ответить на комментарий
  6. customer care number
    customer care number 21 августа, 2022, 15:01

    This is one awesome post.Really thank you!

    Ответить на комментарий
  7. 19다모아
    19다모아 22 августа, 2022, 04:03

    Very good post.Much thanks again. Much obliged.

    Ответить на комментарий
  8. investor quality leads
    investor quality leads 23 августа, 2022, 16:04

    I appreciate you sharing this blog.Really thank you! Awesome.

    Ответить на комментарий
  9. live sez
    live sez 26 августа, 2022, 21:26

    I really liked your article. Keep writing.

    Ответить на комментарий
  10. https://archive.org/details/@gi_m_c_n_slim_be
    https://archive.org/details/@gi_m_c_n_slim_be 27 августа, 2022, 04:50

    Thanks for sharing, this is a fantastic blog article.Thanks Again. Keep writing.

    Ответить на комментарий
  11. Prineeniz
    Prineeniz 1 сентября, 2022, 01:07

    It was barely clear, and with this lesson, it would grow a lot if I wanted to cialis online cheap

    Ответить на комментарий
  12. poipboake
    poipboake 1 сентября, 2022, 09:57

    It is possible to show emotion to your partner but not fulfill her physical needs buy cialis online canadian pharmacy

    Ответить на комментарий
  13. Ordedly
    Ordedly 3 сентября, 2022, 05:00

    can you buy priligy For a 50-100 mg Viagra strength, you can expect to pay roughly 80 per tablet

    Ответить на комментарий
  14. iroldex
    iroldex 3 сентября, 2022, 14:48

    Cialis is a very popular and effective choice for sex and romantic activities priligy medicine

    Ответить на комментарий
  15. superslot
    superslot 4 сентября, 2022, 02:58

    Thanks a lot for the post.Really thank you! Awesome.

    Ответить на комментарий
  16. CarpetNurse
    CarpetNurse 4 сентября, 2022, 13:39

    Very good blog post.Really thank you! Great.

    Ответить на комментарий
  17. briniah
    briniah 5 сентября, 2022, 03:05

    buy cialis online europe The risks include possible harmful side-effects

    Ответить на комментарий
  18. Gelaenasy
    Gelaenasy 5 сентября, 2022, 13:07

    Combined with lifestyle changes, Viagra can help you achieve and maintain an erection so you can get your sex life back best price cialis 20mg , and come in a variety of flavors

    Ответить на комментарий
  19. Dugvegree
    Dugvegree 7 сентября, 2022, 05:31

    The range we deal in is inclusive of Allopathic Medicines, Erectile Dysfunction Medicines, Antiseptic Ointments, Antibacterials and Antibiotics, Anti T can i buy cialis online Mild or moderate Start with 20 mg once daily

    Ответить на комментарий
  20. Drobspods
    Drobspods 7 сентября, 2022, 15:22

    A repat from Toronto, Dr cialis prescription online Add a physical therapist comt through maitland-australian physiotherapy seminars

    Ответить на комментарий
  21. Boxedge
    Boxedge 10 сентября, 2022, 03:03
  22. agogesemo
    agogesemo 10 сентября, 2022, 12:53

    Blood work travel. clomid for low testosterone levels PubMed Google Scholar Zaid SS, Othman S, Kassim NM.

    Ответить на комментарий
  23. driving lessons
    driving lessons 11 сентября, 2022, 04:51

    Awesome article.Really thank you! Really Great.

    Ответить на комментарий
  24. incoche
    incoche 13 сентября, 2022, 05:22

    This compensatory response may be physiologically appropriate i. clomid or nolvadex for pct

    Ответить на комментарий
  25. Foerway
    Foerway 16 сентября, 2022, 20:14

    doxycycline for skin infection Development and comparison of three diagnostic immunoassay formats for the detection of azoxystrobin.

    Ответить на комментарий
  26. kebimbangan prestasi ssri reddit
    kebimbangan prestasi ssri reddit 17 сентября, 2022, 00:35

    Gnc maca man gerçekten işe yarıyor mu

    Ответить на комментарий
  27. inhachike
    inhachike 17 сентября, 2022, 05:58

    doxycycline 100mg acne C control is lysate from induced cells treated with non- immune serum.

    Ответить на комментарий
  28. Milf türk porno twitter hidden tivitir
    Milf türk porno twitter hidden tivitir 19 сентября, 2022, 23:57

    Arasındaki İlişkinin Belirlenmesi: Turist Rehberleri Üzerinde Bir Araştırma.
    yılında Japonya tarafından piyasaya sürülen ve birçok platform.

    Ответить на комментарий
  29. turk porno gizli turbanli kapali xxx
    turk porno gizli turbanli kapali xxx 21 сентября, 2022, 00:35

    Apple Çakma Şarj Cihazlarını Takas Ediyor.

    Teknokulis Teknoloji. Apple, son günlerde çakma şarj cihazları kaynaklı yaşanan ölüm ve sağlık sorunlarından sonra yan.

    Ответить на комментарий
  30. Shakespeare in kız kardeşi olsaydı;
    Shakespeare in kız kardeşi olsaydı; 22 сентября, 2022, 05:17

    2015 Derlemesi olan Yeni Sex resimleri. Bu Resimlerde sizlere değerlendirmeler sunduk.
    Sikiş yapan insanların pozları ve poz yorumlarını sizlerle paylaştık.
    Sizde bu pozlara göre porno çektiğinizde, yada partnerinizle,
    poz verirken bu pozisyonları değelendirebilirsiniz.
    Karıyı bacak arasından sikti sonra poz verdi.

    Ответить на комментарий
  31. Sleeper Van For Sale
    Sleeper Van For Sale 22 сентября, 2022, 17:57

    I really like and appreciate your article.Thanks Again. Keep writing.

    Ответить на комментарий
  32. fish casino slots game
    fish casino slots game 25 сентября, 2022, 23:55

    ashcroft slots machines san manuel free slots free slot machine games no dow loading fish casino slots game

    Ответить на комментарий
  33. สล็อตแตกง่าย
    สล็อตแตกง่าย 28 сентября, 2022, 16:07

    Thank you ever so for you blog post.Much thanks again. Great.

    Ответить на комментарий
  34. Tubidy
    Tubidy 29 сентября, 2022, 21:08

    Major thankies for the article.Really looking forward to read more. Great.

    Ответить на комментарий
  35. japon erotik meme emme yalama
    japon erotik meme emme yalama 2 октября, 2022, 11:59

    Betsson Canlı Bahis Sitesi Betsson Para Yatırma ve Çekme.

    Görüntüleme: 34624: Yayınlanan: Yazar Aramak: Hakkında Betsson Canlı Bahis Sitesi Betsson Para Yatırma ve Çekme.

    Ответить на комментарий
  36. paper writing service college
    paper writing service college 2 октября, 2022, 18:03

    write my statistics paper write my paper canada write my paper for me paper writing service college

    Ответить на комментарий

Написать комментарий

Нажимая "Отправить комментарий" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности