Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.

Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.

Должностные инструкции необходимы для:

• распределения труда между персоналом предприятия;
• повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
• при решении спорных вопросов между работником и администрацией.

Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции подразделяются на:

• типовые и
• индивидуальные.

Типовые инструкции создаются предприятий отдельных отраслей и их подразделений и служат исходным примером для разработки индивидуальных должностных инструкций конкретных сотрудников.

Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Оформление документа

Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:

1. Наименование организации;
2. Вид документа;
3. Номер, дата;
4. Утверждение, согласование;
5. Основной текст;
6. Подписи составителей, визы ознакомления.

Секретарь-делопроизводитель

Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.

Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:

• Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
  (свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
• Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
• Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
• Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.

Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.

Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (Связи по должности)

В разделе Общие положения содержатся:

• общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
• порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
• квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
• основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
• подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).

Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:

• документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
• техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).

Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:

1. по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
2. по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
3. по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.

Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:

• право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
• право согласования и/или подписания определенных видов документов,
• право доступа к конфиденциальной информации,
• право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.

В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.

Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.

admin