Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.

Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.

Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностные инструкции необходимы для:

  • распределения труда между персоналом предприятия;
  • повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
  • при решении спорных вопросов между работником и администрацией.

Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции подразделяются на:

  • типовые и
  • индивидуальные.

Типовые инструкции создаются предприятий отдельных отраслей и их подразделений и служат исходным примером для разработки индивидуальных должностных инструкций конкретных сотрудников.секретаря-делопроизводителя

Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Оформление документа

Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:

  1. Наименование организации;
  2. Вид документа;
  3. Номер, дата;
  4. Утверждение, согласование;
  5. Основной текст;
  6. Подписи составителей, визы ознакомления.
Должностную инструкцию разрабатывает начальник структурного подразделения, затем она визируется юридическим отделом (юристом), кадровой службой и/или начальниками иных служб и отделов, с которыми будет взаимодействовать делопроизводитель при работе.

Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.

Секретарь-делопроизводитель

Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.

Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.

Для оперативного решения поставленных вопросов ему необходимо знать административный персонал предприятия, вышестоящее руководство, начальников подразделений.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:

  • Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
    секретаря-делопроизводителя(свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
  • Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
  • Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
  • Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.

Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.

Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:

  1. Общие положения
  2. Функции
  3. Должностные обязанности
  4. Права
  5. Ответственность
  6. Взаимоотношения (Связи по должности)

В разделе Общие положения содержатся:

  • общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
  • порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
  • квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
  • основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
  • подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).

Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:

  • документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
  • техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).

Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:

  1. по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
  2. по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
  3. по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.

Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:

  • право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
  • право согласования и/или подписания определенных видов документов,
  • право доступа к конфиденциальной информации,
  • право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.

В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.

Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.

Предлагаемый образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит шаблонные положения и основной перечень полномочий секретаря и хорошо подходит в качестве основы для разработки индивидуальной должностной инструкции.
Скачайте образец должностной инструкции делопроизводителя здесь (формат Word .doc)

admin

Комментарии

  1. Павел С
    Павел С 26 марта, 2016, 05:44

    В моей практике было, что молодые девушки, только закончив школу и не пойдя в институт хотят устроиться на работу секретарем. Мотивируя это тем, что работа не сложная, перебирай бумаги и все. А на вопрос что ты знаешь о дело производстве сразу же «сдуваются»..

    Ответить на комментарий
  2. tinyurl.com
    tinyurl.com 26 марта, 2022, 15:45

    I do not even know how I ended up here, but I thought this post was great.
    I don’t know who you are but certainly you are
    going to a famous blogger if you aren’t already 😉 Cheers!

    Ответить на комментарий
  3. http://tinyurl.com
    http://tinyurl.com 27 марта, 2022, 10:42

    Sweet blog! I found it while browsing on Yahoo News. Do you have any suggestions on how to get listed in Yahoo News?
    I’ve been trying for a while but I never seem to get there!
    Many thanks

    Ответить на комментарий
  4. tinyurl.com
    tinyurl.com 28 марта, 2022, 02:59

    Admiring the time and effort you put into your site
    and in depth information you provide. It’s good to come
    across a blog every once in a while that isn’t the same unwanted rehashed
    information. Fantastic read! I’ve bookmarked your site and I’m adding your RSS feeds
    to my Google account.

    Ответить на комментарий
  5. plane tickets
    plane tickets 2 апреля, 2022, 18:45

    you are actually a good webmaster. The site loading velocity is incredible.
    It kind of feels that you are doing any unique trick.
    Also, The contents are masterpiece. you’ve performed a great job on this subject!

    Ответить на комментарий
  6. cheap tickets
    cheap tickets 3 апреля, 2022, 08:31

    Good replies in return of this difficulty with solid arguments and explaining all regarding
    that.

    Ответить на комментарий
  7. cheap air tickets domestic
    cheap air tickets domestic 4 апреля, 2022, 05:24

    Everyone loves what you guys tend to be up too.
    Such clever work and reporting! Keep up the terrific works guys I’ve incorporated you
    guys to my personal blogroll.

    Ответить на комментарий
  8. cheapest international airline tickets possible
    cheapest international airline tickets possible 4 апреля, 2022, 20:05

    Hi there would you mind letting me know which web host you’re utilizing?
    I’ve loaded your blog in 3 completely different web browsers and I must say
    this blog loads a lot quicker then most. Can you suggest a good
    web hosting provider at a fair price? Thanks, I appreciate it!

    Ответить на комментарий
  9. cheap tickets flights
    cheap tickets flights 5 апреля, 2022, 00:18

    Nice respond in return of this question with genuine arguments and explaining the whole thing regarding that.

    Ответить на комментарий
  10. cheapest international airline tickets possible
    cheapest international airline tickets possible 6 апреля, 2022, 00:27

    Great article, totally what I wanted to find.

    Ответить на комментарий
  11. discount airline tickets
    discount airline tickets 6 апреля, 2022, 17:02

    This is a great tip particularly to those fresh to the blogosphere.

    Simple but very precise information… Thank you for sharing this one.
    A must read post!

    Ответить на комментарий
  12. gamefly
    gamefly 7 апреля, 2022, 10:07

    Excellent blog here! Also your site loads up very fast!
    What host are you using? Can I get your affiliate link to your host?

    I wish my website loaded up as quickly as yours lol

    Ответить на комментарий
  13. gamefly
    gamefly 10 апреля, 2022, 13:26

    Fantastic goods from you, man. I have understand your stuff previous to and you’re just too magnificent.
    I really like what you’ve acquired here, certainly
    like what you are stating and the way in which you say it.
    You make it enjoyable and you still take care of to keep it smart.
    I cant wait to read much more from you. This is actually a wonderful web site.

    Ответить на комментарий
  14. http://tinyurl.com/y27tmj5a
    http://tinyurl.com/y27tmj5a 10 мая, 2022, 06:27

    Why people still make use of to read news papers when in this technological globe the whole thing is existing on web?

    Ответить на комментарий
  15. tinyurl.com
    tinyurl.com 11 мая, 2022, 14:10

    You actually make it seem so easy with your presentation but I find this matter to be actually something which I think I would never understand.
    It seems too complex and very broad for me. I’m looking forward
    for your next post, I will try to get the hang of it!

    Ответить на комментарий
  16. tinyurl.com
    tinyurl.com 16 мая, 2022, 16:40

    I’m really enjoying the design and layout of your site. It’s a very easy on the
    eyes which makes it much more enjoyable for me
    to come here and visit more often. Did you hire
    out a designer to create your theme? Exceptional work!

    Ответить на комментарий

Написать комментарий

Нажимая "Отправить комментарий" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности