Образец журнала регистрации входящих документов

Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Журнал регистрации входящих документов образец

Скачайте образец журнала регистрации входящих документов здесь (формат Word .doc)
Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

 Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

 Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

  • минимум опечаток,
  • удобный поиск и чтение,
  • проверка программой на корректность вводимых данных,
  • возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Журнал регистрации входящих документов образец

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
    Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. Содержание. Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
    При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

admin

Комментарии

  1. KwoerjTuh
    KwoerjTuh 2 марта, 2022, 22:42
  2. tinyurl.com
    tinyurl.com 26 марта, 2022, 15:29

    When someone writes an piece of writing he/she keeps the idea of a user in his/her brain that how a user can understand it.

    So that’s why this paragraph is perfect. Thanks!

    Ответить на комментарий
  3. http://tinyurl.com/ybubhx27
    http://tinyurl.com/ybubhx27 27 марта, 2022, 05:25

    Wow that was odd. I just wrote an really long comment but after I clicked submit my comment didn’t show up.
    Grrrr… well I’m not writing all that over again. Anyways, just wanted to
    say wonderful blog!

    Ответить на комментарий
  4. http://tinyurl.com/y9guvnu3
    http://tinyurl.com/y9guvnu3 27 марта, 2022, 19:07

    Hi, I do think this is an excellent website.
    I stumbledupon it 😉 I will come back yet again since i have saved as a favorite it.

    Money and freedom is the best way to change, may you be rich and continue to
    help others.

    Ответить на комментарий
  5. cheap flights
    cheap flights 2 апреля, 2022, 19:23

    Excellent goods from you, man. I have understand your
    stuff previous to and you are just too excellent. I actually like what you’ve acquired here, certainly like what you are stating and the way in which you
    say it. You make it entertaining and you still care for to keep it wise.
    I cant wait to read much more from you. This is actually a
    wonderful web site.

    Ответить на комментарий
  6. air ticket booking
    air ticket booking 3 апреля, 2022, 15:33

    It’s an amazing piece of writing in favor of all
    the online people; they will get advantage from it
    I am sure.

    Ответить на комментарий
  7. cheap flights
    cheap flights 4 апреля, 2022, 00:23

    I’m really enjoying the design and layout of your website.
    It’s a very easy on the eyes which makes it much more enjoyable for
    me to come here and visit more often. Did you hire out a
    developer to create your theme? Exceptional work!

    Ответить на комментарий
  8. cheap flights booking
    cheap flights booking 4 апреля, 2022, 11:38

    Great info. Lucky me I recently found your site by accident (stumbleupon).
    I’ve book-marked it for later!

    Ответить на комментарий
  9. cheapest international airline tickets possible
    cheapest international airline tickets possible 5 апреля, 2022, 16:27

    You ought to take part in a contest for one of the highest quality
    sites on the net. I most certainly will recommend this web site!

    Ответить на комментарий
  10. last minute flights
    last minute flights 6 апреля, 2022, 04:31

    Magnificent beat ! I would like to apprentice while
    you amend your web site, how could i subscribe for a blog website?
    The account helped me a acceptable deal. I had been tiny
    bit acquainted of this your broadcast provided bright clear
    concept

    Ответить на комментарий
  11. how to get cheap flights
    how to get cheap flights 6 апреля, 2022, 20:06

    Hi there to all, how is everything, I think every one is getting more from this site, and your views are pleasant in support of new viewers.

    Ответить на комментарий
  12. gamefly
    gamefly 7 апреля, 2022, 04:21

    May I simply say what a comfort to find someone that actually understands what they are
    talking about on the web. You actually realize how to bring an issue to light and make it important.
    More people must check this out and understand this side of the story.
    I can’t believe you aren’t more popular given that
    you most certainly have the gift.

    Ответить на комментарий
  13. gamefly
    gamefly 10 апреля, 2022, 19:01

    I couldn’t refrain from commenting. Very well written!

    Ответить на комментарий
  14. DavidLenia
    DavidLenia 15 апреля, 2022, 21:45
  15. WilliamSom
    WilliamSom 5 мая, 2022, 12:48

    ed symptoms best ed pills cheap medication online

    Ответить на комментарий
  16. WilliamSom
    WilliamSom 6 мая, 2022, 09:53

    stromectol for humans topical ivermectin rosacea ivermectin paste for horses

    Ответить на комментарий
  17. WilliamSom
    WilliamSom 7 мая, 2022, 19:59

    pour on ivermectin for chickens ivermectin child dose deworming chickens with ivermectin

    Ответить на комментарий
  18. WilliamSom
    WilliamSom 8 мая, 2022, 10:25

    ways to treat erectile dysfunction ed help prescription drugs online

    Ответить на комментарий
  19. WilliamSom
    WilliamSom 9 мая, 2022, 00:28

    buy prednisone online paypal buy prednisone online no prescription 50mg prednisone tablet

    Ответить на комментарий
  20. WilliamSom
    WilliamSom 9 мая, 2022, 14:58

    how much ivermectin for chickens jr enterprises ivermectin ivermectin scabies

    Ответить на комментарий
  21. tinyurl.com
    tinyurl.com 10 мая, 2022, 05:09

    Can you tell us more about this? I’d care to find
    out some additional information.

    Ответить на комментарий
  22. WilliamSom
    WilliamSom 10 мая, 2022, 11:54

    overnight delivery generic cialis how to avoid cialis side effects\ free cialis sample canada

    Ответить на комментарий
  23. Charlesmip
    Charlesmip 11 мая, 2022, 10:51

    cheap propecia online finasteride buy online buy propecia no prescription

    Ответить на комментарий
  24. tinyurl.com
    tinyurl.com 11 мая, 2022, 13:57

    Hi it’s me, I am also visiting this web site regularly, this web page is truly good and the
    people are in fact sharing fastidious thoughts.

    Ответить на комментарий
  25. Charlesmip
    Charlesmip 12 мая, 2022, 03:44

    ivermectin 3mg dosage tractor supply ivermectin for dogs ivermectin how long does it take to work

    Ответить на комментарий
  26. Charlesmip
    Charlesmip 13 мая, 2022, 06:53

    ivermectin for humans walgreens ivermectin pubmed ivermectin for head lice

    Ответить на комментарий
  27. Charlesmip
    Charlesmip 14 мая, 2022, 15:26

    ivermectin for mini pigs ivermectin plus for goats ivermectin for humans lice

    Ответить на комментарий
  28. Charlesmip
    Charlesmip 15 мая, 2022, 08:27
  29. Charlesmip
    Charlesmip 15 мая, 2022, 21:38
  30. CanadaFig
    CanadaFig 16 мая, 2022, 14:38

    prescribing stromectol stromectol pills for humans buy stromectol online

    Ответить на комментарий
  31. http://tinyurl.com
    http://tinyurl.com 16 мая, 2022, 15:24

    After looking at a handful of the blog posts on your web page, I truly like your way of blogging.
    I added it to my bookmark webpage list and will be checking back soon. Please visit my website as well and let me know what
    you think.

    Ответить на комментарий
  32. CanadaFig
    CanadaFig 17 мая, 2022, 05:31

    medicine for impotence new treatments for ed non prescription ed pills

    Ответить на комментарий

Написать комментарий

Нажимая "Отправить комментарий" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности