Как написать объяснительную записку

Объяснительная записка — это нормативный внутрифирменный акт, написание которого разрешено в свободной форме.

Однако, существует определенная структура и рекомендации к заполнению данного документа. Прежде всего это использования делового и официального стиля в тексте.

Форма объяснительной записки

В каких случаях пишется объяснительная

По своей сути объяснительные записки являются документами, объясняющими причины определенных фактов, и пишутся в случаях совершения дисциплинарного проступка в большей степени в трудовых взаимоотношениях, относится ко второй группе объяснительных записок по ОКУД.

В общероссийском классификаторе управленческой документации обозначена унифицированная форма «пояснительной записки о нарушении трудовой дисциплины», имеет код 0286091 и относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Объяснительные записки оформляются на белом листе формата А4, причем как в письменном формате от руки, так и в печатном виде. Причем в некоторых компаниях существуют специальные бланки для объяснительных записок.

В некоторых случаях объяснительные записки включают в себя приложения. В качестве него, как правило, используются медицинские справки, документы с места учебы и прочее, что может подтвердить уважительную причину проступка.

Такие записки могут быть, как оправдательными, где описывается причинно-следственные связи неправильного действия или бездействия, а также объяснительными, где прописываются четкие детали происшествия, при этом сам сотрудник в данном случае не является виновным.

В объяснительной записке рассматриваются такие аспекты, как:

  • Опоздание
  • Прогул
  • Кража
  • Нарушения нормативных правил компании
  • Появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии
  • Аморальное поведение

Требования к заполнению

Согласно Российскому законодательству, объяснительная записка пишется на имя руководителя и передается непосредственному руководителю структурного подразделения, в котором работает составитель.

В случае когда работодатель принял решение о применении дисциплинарного взыскания, составляется приказ или распоряжение. В течение трех рабочих дней с момента издания данный приказ должен быть объявлен работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться с ним, составляется соответствующий акт.

Объяснительная записка имеет следующую структуру:

  • Шапка документа, в которой указывается наименование организации, должностное лицо к которому направлен данный документ.
  • Наименование документа в данном случае это «Объяснительная записка»
  • Дата заявления и регистрационный номер
  • Предмет заявление (причина пр. касательно, о и так далее )
  • Основной текст
  • Имя, фамилия, отчество и должность составителя и его подпись

В деловом стиле важно применять устойчивые деловые обороты, которые в некоторых случаях закреплены законодательно.

При это необходимо чтобы заполняемый документ отвечал сразу нескольким требованиям:

  • достоверность;
  • объективность;
  • логичность;
  • аргументированность;
  • краткость;
  • ясность;
  • однозначность;
Важным пунктом внутрифирменной деловой переписки является тот факт, что все документы необходимо зарегистрировать.

При этом регистрация таких документов проводится согласно распоряжению руководителя. После того как руководитель изучил все обстоятельства нарушения и принял решение о дальнейших действиях, ставится подпись.

Форма объяснительной записки

Скачать образец пояснительной записки можно здесь (формат Word, .doc) 

Порядок и правила заполнения

Объяснительная записка имеет достаточно простую структуру, в которой обязательно должны содержаться следующие данные:

  • Наименование структурного подразделения
  • Руководителю организации подразделения Резолюция
  • Ф.И.О. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины
  • Ф.И.О. работника, наименование должности
  • Наименование подразделения
  • Дата начала трудовых отношений
  • Вид нарушения
  • Описание причин, обстоятельств нарушения
  • Дата нарушения
  • Должность работника
  • Подпись /Расшифровка подписи

Таким образом как таковой нормативной формы объяснительной записки нет, каждая компания самостоятельно прописывает необходимые требования.

Однако, объяснительная записка должна включать две основные части:

  • фактическую – здесь важно указать факты, которые послужили поводом для написания данного документа
  • причинную – здесь необходимо прописать причинно-следственные связи.

Практика применения объяснительных записок также используется в учебном процессе при нарушениях, совершенных учениками в учебных заведениях.

Образец объяснительной записки

Директору ООО «Ромашка» Красиной П.П.от администратора торгового залаКорневой Н.В.

Объяснительная записка
Касательно разбитой витрины торгового зала 7 июля 2015 годаЯ, Корнева Наталья Владимировна, 7 июля 2015 года, размещая товар в центральной витрине торгового зала, не рассчитала собственные силы и задела стекло дверцы витрины. Моей вины в случившемся не нахожу.

Причиной этого считаю некорректную организацию работы сотрудников торгового зала, поскольку при размещении крупногабаритного товара, согласно внутреннему регламенту должен заниматься администратор мужского пола, в то время как все мужчины работают в другой смене. Прошу Вас обратить внимание на организационную структуру компании.

7 июля 2015 года Корнева /Корнева Н.В./

Таким образом, важно помнить следующее:

  • Необходимо использование делового стиля.
  • При написании объяснительной записки необходимо придерживаться определенной структуры и указать необходимые данные.
  • После написания документа, необходимо его зарегистрировать.

admin

Комментарии

  1. http://tinyurl.com/y9mk7m3r
    http://tinyurl.com/y9mk7m3r 26 марта, 2022, 04:22

    Woah! I’m really digging the template/theme of this site.
    It’s simple, yet effective. A lot of times it’s very difficult to
    get that «perfect balance» between superb usability and visual appearance.
    I must say that you’ve done a fantastic job with this.
    Additionally, the blog loads super quick for me on Chrome.
    Outstanding Blog!

    Ответить на комментарий