Как написать гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Для чего нужно гарантийное письмо?

Для получения одобрения на создание ООО или при внесении изменение в уставные данные организации с целью полного соблюдения правовых аспектов в данной сфере, в ФНС нужно будет предоставить гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса.

Обычно оно предоставляется вкупе с полным комплектом документации. Как выходит из названия, с его помощью организация дает гарантию сотрудникам налоговой службы о наличии у нее юридического адреса.

Составление письма ложится на плечи собственника недвижимости, в которой будет расположен указанный юридический адрес. Данный вид письма юридически уполномочен подтвердить указанный адрес.

Практика в судебной части большинства ООО определяет полную достаточность данного письма в виде гаранта, и не нуждается в каких-либо дополнениях.

Виды гарантийных писем

В настоящее время приняты следующие виды гарантийных писем:

• гарантийные письма об погашении задолженности или оплате покупаемого товара или услуги;
• гарантийные письма на поставку товара или выполнение услуги;
• гарантийные письма на подтверждение юридического адреса;
• гарантийные письма от потенциальных арендодателей;
• гарантийные письма о предоставлении рабочего места и приема на вакантную должность;
• гарантийные письма для иностранных граждан;

Данные о месте расположении организации в обязательном порядке вносятся в реестр ЕГРЮЛ. Предоставление помещения может быть осуществлено непосредственно учредителем компании или сторонним третьим лицом.

Первый вариант предусматривает простое составление извещения о передаче прав на пользование помещением от собственника, с прикладываем к нему документа о собственности на данный объект.

Второй вариант — предусматривает получение гарантийного письма и подписания дополнительного соглашения.

Исходя из последнего, можно провести разделение на виды юридических адресов, которые предоставляются специальными организациями:

• массовый — предусматривает формальное размещение в одном помещении самых разнообразных предприятий;
• индивидуальный — предусматривает регистрацию одной организации в одном помещении.

Услуги организаций по предоставлению данных услуг разделяются на:

• Комплексные — основаны на долгосрочном партнерстве, включающие в себя услуг секретаря, курьера, обработку поступившей корреспонденции.Заключив такой договор, ООО получает выделенного представителя, который курирует всю поступившую информацию на данный юридический адрес.

• Выделенные — в данном случае нет никаких дополнительных услуг, только процедура подтверждения юридического адреса.
• Совмещение юридического адреса с фактическим местом расположения.

Этапы подтверждения юридического адреса

1. Проведение переговоров на предмет предоставления юридического адреса, обсуждение всех условий.
2. Составление гарантийного письма по этому вопросу, в котором обязательно должны присутствовать данные:

• о наименовании и нумерации документа;
• персональные данные собственника помещения;
• дата и место составления письма;
• полную информацию о предоставляемом адресе — объект недвижимости, его площадь, этаж, номер офиса.
• целевое использование;
• длительность предоставления адреса;
• полные данные право устанавливающей документации;
• подпись и печать собственника недвижимости;

3. Подписание соглашения на оказание данной услуги. При этом у собственника помещения возникают обязательства, которые подтверждаются выдачей ООО гарантийного письма, заверенного печатью и подписью.

В каких случаях чаще всего используют гарантийные письма?

Самое частое распространение гарантийные письма получили для:

1. подтверждений оплат за товар либо услугу;
2. предоставления данных третьим лицам;
3. гарантирования отсроченных платежей;
4. подтверждения определенных намерений ООО в плане сотрудничества;

Как написать гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо — это официальный документ.

Составление которого имеет свои особенности:

• написание письма в полном соответствии с общепринятым деловым стилем изложения;
• отказ от витиеватости, фразы должны быть лаконичным, строгими. Без возможности двоякого формулирования;
• печать письма только на фирменном бланке организации, с проставлением печати;
• обязательно наличие подписей руководителя и главного бухгалтера компании.

Законодательно не существует особой утвержденной формы гарантийных писем. Однако.  Есть шаблоны, которые эффективно используются уже длительное время.

В качестве дополнительных факторов, которые подтвердят гарантию выступают:

• ФИО и подпись собственника помещения. Желательно заверенная нотариально, так она набирает полную юридическую силу;
• печать собственника при наличии таковой;
• актуальные контактные данные.

В данном вопросе главным является полный тандем с собственником, который должен быть предупрежден о дате поступления письма в ФНС, и о том, что ему будут звонить. Так вы избежите серьезных проблем с налоговой.

К обязательным реквизитам относятся:

• название предприятия;
• код предприятия;
• данные ОГРН;
• ИНН;
• адресат;
• заголовок;
• номер документа;

Обязательно наличие приложений к письму:

• копия свидетельства о регистрации организации;
• копия свидетельства о налоговом учете;
• копия выписки ЕГРЮЛ;
• копия приказа о назначении руководителя предприятия;
• копии право устанавливающей документации на недвижимость;

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

В ИФНС №14 по г. Котоваську
Гарантийное письмо

г. Котоваськ                                                                                    16 мая 2015 г.

ООО «Мирта», в лице директора Скиба Сергея Ивановича, гарантирует выделить в арендное пользование офис, площадью 52 м2, которое расположено по адресу: г. Котоваськ, ул. Десантников, 14 для оформления гос. регистрации ОАО «Меркавел», с гарантией после окончания процедуры регистрации, подписать соответствующий договор по аренде. Разрешаем использовать данный адрес, как адрес местонахождения ОАО «Меркавел» и запись его в уставных документах.
Недвижимость принадлежит ООО «Мирта» согласно праву собственности. Которую подтверждает свидетельство о государственной регистрации серия 11 АЕ № 987456 от 31 марта 2010 года.

Приложение: копия право устанавливающих документов на недвижимость, копия приказа о назначении Скиба С.И.

Как и любая документация предприятия, гарантийное письмо должно составляться со всей скрупулезностью и очень внимательно.  Малейший недочет или несоответствие в предоставляемой информации и факте проверки, могут повлечь за собой самые печальные последствия. А самым страшным будет — отказ в регистрации ООО. Обжалование данного факта в суде займет значительное время и не факт, что увенчается успехом.

admin