Пример докладной записки

Достижение цели в командной работе зачастую сопровождается конфликтами, столкновениями мнений, выходом за рамки формальных правил.

Докладная записка пример

Зачастую подобные конфликты в дальнейшем своём продолжении имеет как положительное, так и отрицательное влияние как на процесс производства, так и на саму организацию.

Имея множество вариантов развития производственных конфликтов, все же для менеджеров и управленцев важно в ситуации конфликта не упустить время и не поддаться эмоциям, сохранить управляемость коллективом, и в то же время правильно отреагировать и прогнозировать дальнейшее развитие ситуации.

Именно поэтому важно для управляющего персонала правильно организовать как изучение конфликтной ситуации, так и разобраться в сути конфликта, а значит, создать условия для контролируемого развития процесса.

Нужно правильно и грамотно оформить участвующим в конфликте сторонам свои мысли, обосновать претензии и донести до компетентных структур в форме докладной записки.

Определение

Наиболее полным было бы определение понятия «докладная записка» как документа произвольной формы информационного или справочного содержания, адресованного руководству, другим структурным подразделениям или организациям с сообщением проблемного вопроса, кратким его описанием, выводами и прогнозами развития ситуации, а также предложениями автора по разрешению возникшей проблемы.

И, хотя в законодательстве четко не определены требования к порядку составления «докладной записки», это ни в коем случае не означает, что такой документ не может быть составлен.

Вместе с тем следует четко понимать что:

  • «докладная записка», как документ, должна иметь четко определенного адресата, то есть должностное лицо, которому оно адресовано, кто по своим функциональным обязанностям и должностным инструкциям уполномочен рассматривать и принимать решение по данному вопросу.
  • «докладная записка» является документом, имеющим определенную юридическую силу, то есть написавший должностную записку сотрудник несет ответственность за правдивость и объективность изложенных в ней фактов, берет на себя обязательство участвовать в рассмотрении изложенных в записке фактов, давать необходимые пояснения.
    В то же время администрация несет ответственность за обязательное рассмотрение изложенных в документе фактов и обстоятельств, и принятия взвешенного, юридически правильного решения.

Внутренние докладные записки

Докладные записки, адресованные руководству предприятия, или руководителям других структурных подразделений организации называются внутренними. В них, как правило, поднимаются вопросы, связанные с производственными проблемами предприятия.

Внутренняя докладная записка составляется на простом листе А-4, или же на формальном бланке подразделения предприятия.

Такая записка должна обязательно иметь:

  • наименование структурного подразделения предприятия;
  • название документа – «Докладная записка»;
  • дату составления (в случае круглосуточной работы и время);
Важно! Дата внутренней докладной записки указывает на фактическое время и дату информирования о проблеме, что в критических случаях очень важно для установления причин несчастных случаев, катастроф, аварий.
  • адресат – обязательное указание конкретного лица, кому она адресована;
  • заголовок к тексту – позволяет быстро сориентироваться в ситуации, описываемой в записке, раскрывающей ей содержание;
  • текст обращения – четкое, логическое изложение проблемы, с последующими выводами и предложениями по дальнейшим действиям;
  • подпись составителя докладной записки, указание занимаемой должности, фамилии и инициалов разборчиво;

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка является документом, направляемым за пределы организации, в главный офис, и оформляется на официальном бланке организации.

Документ составляется от имени руководителя предприятия, подписывается им и проходит регистрацию в соответствии с правилами регистрации корреспонденции, ему присваивается регистрационный номер.

Внешняя докладная записка имеет такие же, как и внутренняя докладная, основные формально обязательные элементы, но с учетом того что такой документ направляется в другую организацию дополнительно вводятся :

  • регистрационный номер, индекс;
  • место составления документа;
  • адресат – лицо к кому обращается;
  • подпись руководителя предприятия (организации) или лица уполномоченного на ведение переписки от имени предприятия;
  • указание исполнителя документа, телефон;

Докладная записка пример

Цель написания докладной записки

Анализ основных производственных ситуаций показывает, что докладные записки по цели составления могут быть:

  • инициативные – целью такого документа является побуждение администрации к принятию решений, в составлении, как правило, излагаются 2-3 факта, с кратким анализом влияния на ситуацию, делаются выводы и составляются предложения и рекомендации.
  • информационные – такие документы информируют руководство о различных деталях и ситуациях, как правило, такие докладные составляются систематически и носят аналитический характер.
  • отчетные – для таких записок характерно четкое изложение результатов работы, исследования, выполнения различных распоряжений и указаний руководства.
Следует отметить, что правом составления докладных записок как документов наделены руководители как отдельных подразделений (цехов, отделов, служб), так и структурных (начальники участков, смен, бригадиры, мастера) если это не определено внутренними документами организации.

Однако это правило не должно ущемлять права остальных сотрудников и работников предприятия обращаться к руководству.

Требования к содержанию

Составляя докладную записку, следует помнить, что в таких документах следует употреблять общепринятую деловую лексику, не использовать разговорные обороты и профессиональный сленг. Даже о самых неприятных моментах следует сообщать сдержанно, без эмоций.

Не следует слишком подробно расписывать ситуацию, в докладной записке достаточно лишь кратко описать проблему. Как правило, такой документ составляется на одном листе А-4.

В написании докладной записки руководствуются следующими правилами:

  • текст разбивается на вводную, основную и заключительную части.
  • в вводной части излагаются факты, описываются события, побудившие автора к созданию документа;
  • в основной части проводится анализ сложившейся ситуации;
  • в заключительной части делаются выводы и предложения;

Рассмотрение докладной записки соответствующим руководителем влечет наложение соответствующей визы и принятия конкретного решения – издания приказа, внесения изменения в правила, утверждение плана мероприятий.

Пример внутренней докладной записки

Заместителю директора по транспорту

ООО «Заря»

С.П.Васильеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.07.2014

О премировании сотрудников по результатам обслуживания автотранспорта

В соответствии с Планом обслуживания автотранспортной группы пассажирских и грузовых перевозок проведено обслуживание 24 единиц автомобилей предприятия(100% от запланированного объема).

Анализ состояния техники и качества работ показывает, что техника исправна и не требует проведения ремонтных работ, в том числе в объеме среднего ремонта.

Грамотная организация обслуживания автотранспорта в секторе грузовых перевозок, позволила существенно сократить время обслуживания и простоя транспорта.

Кроме того, руководителем сектора Петровым С.М. за счет внутренних резервов и сил сектора организованы и проведены работы по ремонту гаражных стоянок и уборке территории парка машин.

В связи с вышеизложенным, прошу Вас рассмотреть вопрос о премировании работников сектора грузовых перевозок премией в размере 20% оклада по итогам полугодия.

Прошу снятия наложенного 13.04.2014 на водителя Носова В.А. взыскания за систематическое опоздание из рейса.

Главный механик службы автотранспорта         (подпись)       Дейс Р.С.

Скачайте образец докладной записки здесь (формат Word .doc)

admin

Комментарии

Написать комментарий

Нажимая "Отправить комментарий" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности