Пример докладной записки

Достижение цели в командной работе зачастую сопровождается конфликтами, столкновениями мнений, выходом за рамки формальных правил.

Зачастую подобные конфликты в дальнейшем своём продолжении имеет как положительное, так и отрицательное влияние как на процесс производства, так и на саму организацию.

Имея множество вариантов развития производственных конфликтов, все же для менеджеров и управленцев важно в ситуации конфликта не упустить время и не поддаться эмоциям, сохранить управляемость коллективом, и в то же время правильно отреагировать и прогнозировать дальнейшее развитие ситуации.

Определение

Наиболее полным было бы определение понятия «докладная записка» как документа произвольной формы информационного или справочного содержания, адресованного руководству, другим структурным подразделениям или организациям с сообщением проблемного вопроса, кратким его описанием, выводами и прогнозами развития ситуации, а также предложениями автора по разрешению возникшей проблемы.

И, хотя в законодательстве четко не определены требования к порядку составления «докладной записки», это ни в коем случае не означает, что такой документ не может быть составлен.

Вместе с тем следует четко понимать что:

• «докладная записка», как документ, должна иметь четко определенного адресата, то есть должностное лицо, которому оно адресовано, кто по своим функциональным обязанностям и должностным инструкциям уполномочен рассматривать и принимать решение по данному вопросу.
• «докладная записка» является документом, имеющим определенную юридическую силу, то есть написавший должностную записку сотрудник несет ответственность за правдивость и объективность изложенных в ней фактов, берет на себя обязательство участвовать в рассмотрении изложенных в записке фактов, давать необходимые пояснения.
  В то же время администрация несет ответственность за обязательное рассмотрение изложенных в документе фактов и обстоятельств, и принятия взвешенного, юридически правильного решения.

Внутренние докладные записки

Докладные записки, адресованные руководству предприятия, или руководителям других структурных подразделений организации называются внутренними. В них, как правило, поднимаются вопросы, связанные с производственными проблемами предприятия.

Внутренняя докладная записка составляется на простом листе А-4, или же на формальном бланке подразделения предприятия.

Такая записка должна обязательно иметь:

• наименование структурного подразделения предприятия;
• название документа – «Докладная записка»;
• дату составления (в случае круглосуточной работы и время);

• адресат – обязательное указание конкретного лица, кому она адресована;
• заголовок к тексту – позволяет быстро сориентироваться в ситуации, описываемой в записке, раскрывающей ей содержание;
• текст обращения – четкое, логическое изложение проблемы, с последующими выводами и предложениями по дальнейшим действиям;
• подпись составителя докладной записки, указание занимаемой должности, фамилии и инициалов разборчиво;

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка является документом, направляемым за пределы организации, в главный офис, и оформляется на официальном бланке организации.

Документ составляется от имени руководителя предприятия, подписывается им и проходит регистрацию в соответствии с правилами регистрации корреспонденции, ему присваивается регистрационный номер.

Внешняя докладная записка имеет такие же, как и внутренняя докладная, основные формально обязательные элементы, но с учетом того что такой документ направляется в другую организацию дополнительно вводятся :

• регистрационный номер, индекс;
• место составления документа;
• адресат – лицо к кому обращается;
• подпись руководителя предприятия (организации) или лица уполномоченного на ведение переписки от имени предприятия;
• указание исполнителя документа, телефон;

Цель написания докладной записки

Анализ основных производственных ситуаций показывает, что докладные записки по цели составления могут быть:

• инициативные – целью такого документа является побуждение администрации к принятию решений, в составлении, как правило, излагаются 2-3 факта, с кратким анализом влияния на ситуацию, делаются выводы и составляются предложения и рекомендации.
• информационные – такие документы информируют руководство о различных деталях и ситуациях, как правило, такие докладные составляются систематически и носят аналитический характер.
• отчетные – для таких записок характерно четкое изложение результатов работы, исследования, выполнения различных распоряжений и указаний руководства.

Требования к содержанию

Составляя докладную записку, следует помнить, что в таких документах следует употреблять общепринятую деловую лексику, не использовать разговорные обороты и профессиональный сленг. Даже о самых неприятных моментах следует сообщать сдержанно, без эмоций.

Не следует слишком подробно расписывать ситуацию, в докладной записке достаточно лишь кратко описать проблему. Как правило, такой документ составляется на одном листе А-4.

В написании докладной записки руководствуются следующими правилами:

• текст разбивается на вводную, основную и заключительную части.
• в вводной части излагаются факты, описываются события, побудившие автора к созданию документа;
• в основной части проводится анализ сложившейся ситуации;
• в заключительной части делаются выводы и предложения;

Рассмотрение докладной записки соответствующим руководителем влечет наложение соответствующей визы и принятия конкретного решения – издания приказа, внесения изменения в правила, утверждение плана мероприятий.

Пример внутренней докладной записки

Заместителю директора по транспорту

ООО «Заря»

С.П.Васильеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.07.2014

О премировании сотрудников по результатам обслуживания автотранспорта

В соответствии с Планом обслуживания автотранспортной группы пассажирских и грузовых перевозок проведено обслуживание 24 единиц автомобилей предприятия(100% от запланированного объема).

Анализ состояния техники и качества работ показывает, что техника исправна и не требует проведения ремонтных работ, в том числе в объеме среднего ремонта.

Грамотная организация обслуживания автотранспорта в секторе грузовых перевозок, позволила существенно сократить время обслуживания и простоя транспорта.

Кроме того, руководителем сектора Петровым С.М. за счет внутренних резервов и сил сектора организованы и проведены работы по ремонту гаражных стоянок и уборке территории парка машин.

В связи с вышеизложенным, прошу Вас рассмотреть вопрос о премировании работников сектора грузовых перевозок премией в размере 20% оклада по итогам полугодия.

Прошу снятия наложенного 13.04.2014 на водителя Носова В.А. взыскания за систематическое опоздание из рейса.

Главный механик службы автотранспорта         (подпись)       Дейс Р.С.

admin