Как правильно подшивать бухгалтерские документы?

Для чего нужна сшивка документов?

Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию.

В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Четких рекомендаций о том, как правильно производить сшивку бумаг, нет, но есть нормативы делопроизводства, которые непременно должны быть реализованы на практике при сшивании документов от 2 и более листов.

Как правильно сшивать документы?

Государственные проверяющие структуры обычно не рассказывают о том, как правильно сшивать бумаги, поэтому предприниматели должны осваивать данный процесс самостоятельно.

Основные рекомендации о том, как производить скрепление документов можно найти в ГОСТе о делопроизводстве и архивном деле под номером 51141 от 1998 года и в приказе Росархива №76 от 23.12.09г.

Где производится сшивка?

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Поэтому в правилах сшивания следует разобраться сразу или же доверить подобную работу тем, кто действительно умеет это делать.

Обычно сшивкой документов занимаются типографии.

В полиграфической организации предпринимателю непременно предложат:

• Обложки, отличающиеся не только по цвету, но и по материалу, из которого они изготовлены;
• Пружины для скрепления, выполненные из пластика или металла.

Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т. к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку — это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как производить сшивку нитками?

Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

• Документация, нуждающаяся в прошивке;
• Нитка;
• Большая игла;
• Официальная печать компании, которой принадлежат документы;
• Клей для канцелярских бумаг.

Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа:

1. Подготовка документации к процедуре. На данном этапе необходимо разложить документы таким образом, чтобы сохранялась нумерация и правильное расположение бумаг.
   Во время подготовки следует действовать следующим образом:
   1. С помощью карандаша нужно пронумеровать листочки в правом верхнем углу;
   2. В бумагах необходимо сделать отверстия с помощью шила или дырокола. Если листов в документе немного, то можно просто проткнуть их иголкой.

Зачастую для прошивки достаточно всего трех отверстий, реже применяется сшивка в два отверстия, но если документы чрезвычайно важны, и их необходимо защитить от подмены, то можно применить прошивку в 5 отверстий.

Располагают отверстия с левой стороны листа в середине свободного поля. Расстояние между отверстиями около 3 см.

2. Процесс сшивания документации. Для того чтобы скреплять бумаги следует использовать шпагат банковский или нить прошивную ЛШ-210. Но это необязательное правило и можно использовать и любую иную достаточно прочную нить. Если в сшиваемом документе всего несколько листов, то сшить его можно с помощью обычной нити.
   1. Начинают прошивку с центрального или срединного отверстия;
   2. Для большей прочности прошивку выполняют дважды;
   3. При окончании скрепления нить выводится на изнаночную или тыльную сторону документа;
   4. Хвосты нити завязываются на узел;
3. Заверение сшитой документации. Чтобы заверить документацию необходимо:
   1. Вырезать небольшой по параметрам листочек, приблизительно 4 на 6 см;
   2. На листке делается надпись о количестве листов в документе с помощью цифр и прописью. Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;
   3. Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;
   4. На приклеенном листке сшивающий должен расписаться, после чего ставится печать организации.

Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка.

Сшивка документации для налоговой инспекции

Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.

В прошивке документации могут применяться обложки следующих видов:

• Стандартные с размером 229*324 подходящие для документации, оформленной на листах формата А4;
• Нестандартные применяются для оформления документации больших габаритов;
• Для долгого периода хранения изготавливаются из картона высокой плотности.

Для сдачи документации в архив государства следует применять обложку из экологичного картона.

Для налоговой документация прошивается в три отверстия с шагом в 3 см. Отверстия располагают слева на полях. Обычно первой прокалывают середину листа для большей прочности сшивки. Прокол каждого листа должен быть ровным, и находится строго друг под другом.

1. Прошивать следует только с помощью специально иглы и нити капроновой, ЛШ-210 или шпагата для банковских документов;
2. Хвосты сшивающей нитки оставляются с тыльной стороны документации. Длина концов должна составлять 50-60 мм. Хвостики связываются между собой, образуя узелок;
3. Листочек вырезается из обычной бумаги со сторонами в 4-5 см и приклеивается таким образом, чтобы хвосты нитей оставались свободными;
4. Для сшивки документации из бухгалтерии, предназначенная для хранения в течение долгого времени, следует производить прошивку в 5 отверстий, а для наклейки в такой документации используется папиросная бумага.

Прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции.

Знание и умение прошивать документацию это возможность избежать множества сложностей и неприятностей.

admin