Как правильно подшивать бухгалтерские документы?

Для чего нужна сшивка документов?

Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию.

В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций.

Как сшить документ нитками?

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Четких рекомендаций о том, как правильно производить сшивку бумаг, нет, но есть нормативы делопроизводства, которые непременно должны быть реализованы на практике при сшивании документов от 2 и более листов.

Как правильно сшивать документы?

Государственные проверяющие структуры обычно не рассказывают о том, как правильно сшивать бумаги, поэтому предприниматели должны осваивать данный процесс самостоятельно.

Основные рекомендации о том, как производить скрепление документов можно найти в ГОСТе о делопроизводстве и архивном деле под номером 51141 от 1998 года и в приказе Росархива №76 от 23.12.09г.

Где производится сшивка?

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Поэтому в правилах сшивания следует разобраться сразу или же доверить подобную работу тем, кто действительно умеет это делать.

Обычно сшивкой документов занимаются типографии.

В полиграфической организации предпринимателю непременно предложат:

  • Обложки, отличающиеся не только по цвету, но и по материалу, из которого они изготовлены;
  • Пружины для скрепления, выполненные из пластика или металла.
Стоимость данной услуги может составлять около 200 рублей и занимает не более получаса по времени. При этом заказчик будет уверен, что сшивка будет произведена правильно быстро и аккуратно.

Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т. к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку — это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как производить сшивку нитками?

Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

  • Документация, нуждающаяся в прошивке;
  • Нитка;
  • Большая игла;
  • Официальная печать компании, которой принадлежат документы;
  • Клей для канцелярских бумаг.

Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа:

  1. Подготовка документации к процедуре. На данном этапе необходимо разложить документы таким образом, чтобы сохранялась нумерация и правильное расположение бумаг.
    Во время подготовки следует действовать следующим образом:

    1. С помощью карандаша нужно пронумеровать листочки в правом верхнем углу;
    2. В бумагах необходимо сделать отверстия с помощью шила или дырокола. Если листов в документе немного, то можно просто проткнуть их иголкой.

Зачастую для прошивки достаточно всего трех отверстий, реже применяется сшивка в два отверстия, но если документы чрезвычайно важны, и их необходимо защитить от подмены, то можно применить прошивку в 5 отверстий.

Располагают отверстия с левой стороны листа в середине свободного поля. Расстояние между отверстиями около 3 см.

  1. Процесс сшивания документации. Для того чтобы скреплять бумаги следует использовать шпагат банковский или нить прошивную ЛШ-210. Но это необязательное правило и можно использовать и любую иную достаточно прочную нить. Если в сшиваемом документе всего несколько листов, то сшить его можно с помощью обычной нити.
    1. Начинают прошивку с центрального или срединного отверстия;
    2. Для большей прочности прошивку выполняют дважды;
    3. При окончании скрепления нить выводится на изнаночную или тыльную сторону документа;
    4. Хвосты нити завязываются на узел;
  2. Заверение сшитой документации. Чтобы заверить документацию необходимо:
    1. Вырезать небольшой по параметрам листочек, приблизительно 4 на 6 см;
    2. На листке делается надпись о количестве листов в документе с помощью цифр и прописью. Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;
    3. Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;
    4. На приклеенном листке сшивающий должен расписаться, после чего ставится печать организации.

Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка.

Сшивка документации для налоговой инспекции

Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.

В документе, подготовленном к прошивке, непременно должна присутствовать опись, содержащая информацию о том, какие именно документы находятся в книге, от какого числа, и в каком количестве листов.

В прошивке документации могут применяться обложки следующих видов:

  • Стандартные с размером 229*324 подходящие для документации, оформленной на листах формата А4;
  • Нестандартные применяются для оформления документации больших габаритов;
  • Для долгого периода хранения изготавливаются из картона высокой плотности.

Для сдачи документации в архив государства следует применять обложку из экологичного картона.

Для налоговой документация прошивается в три отверстия с шагом в 3 см. Отверстия располагают слева на полях. Обычно первой прокалывают середину листа для большей прочности сшивки. Прокол каждого листа должен быть ровным, и находится строго друг под другом.

  1. Прошивать следует только с помощью специально иглы и нити капроновой, ЛШ-210 или шпагата для банковских документов;
  2. Хвосты сшивающей нитки оставляются с тыльной стороны документации. Длина концов должна составлять 50-60 мм. Хвостики связываются между собой, образуя узелок;
  3. Листочек вырезается из обычной бумаги со сторонами в 4-5 см и приклеивается таким образом, чтобы хвосты нитей оставались свободными;
  4. Для сшивки документации из бухгалтерии, предназначенная для хранения в течение долгого времени, следует производить прошивку в 5 отверстий, а для наклейки в такой документации используется папиросная бумага.

Прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции.

Знание и умение прошивать документацию это возможность избежать множества сложностей и неприятностей.

admin

Комментарии

  1. Олег
    Олег 25 марта, 2016, 20:31

    Благо, что у меня девушка бухгалтер, так что когда начнем свой небольшой бизнес, с этим сшиванием документом проблем точно не возникнет.

    Ответить на комментарий
  2. Юлия
    Юлия 29 марта, 2016, 12:29

    С утверждением, что «прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции» я бы поспорила. Кто и как это может проверить, если все будет сделано грамотно?

    Ответить на комментарий
  3. hydroxychloroquine drug interactions
    hydroxychloroquine drug interactions 22 апреля, 2022, 23:21

    perersburg ivermectin plus imparted how much ivermectin paste to give a dog cdc hydroxychloroquine — stromectol 3
    mg side effects [url=http://hydroxychloroquine200mg.com/#]hydroxychloroquine eye exam[/url] ripples
    what’s the average dosage of ivermectin stromectol for
    a person

    Ответить на комментарий
  4. 샌즈카지노
    샌즈카지노 16 августа, 2022, 05:41

    Thank you for your post.Really thank you!

    Ответить на комментарий
  5. driving instructor
    driving instructor 18 августа, 2022, 03:03

    Thank you for your blog article.Much thanks again. Fantastic.

    Ответить на комментарий
  6. watch soccer stream
    watch soccer stream 20 августа, 2022, 02:17

    I appreciate you sharing this blog post.Much thanks again. Really Great.

    Ответить на комментарий
  7. เล่นamb
    เล่นamb 21 августа, 2022, 03:32

    Hey, thanks for the post.Much thanks again. Fantastic.

    Ответить на комментарий
  8. customer care number
    customer care number 21 августа, 2022, 15:15

    Great blog.Much thanks again. Really Cool.

    Ответить на комментарий
  9. 19다모아
    19다모아 22 августа, 2022, 04:17

    I really liked your article. Much obliged.

    Ответить на комментарий
  10. investor quality leads
    investor quality leads 23 августа, 2022, 16:18

    wow, awesome blog.Really thank you! Keep writing.

    Ответить на комментарий
  11. live srx
    live srx 26 августа, 2022, 21:39

    Hey, thanks for the blog article.Thanks Again. Keep writing.

    Ответить на комментарий
  12. https://orcid.org/0000-0002-6063-2216
    https://orcid.org/0000-0002-6063-2216 27 августа, 2022, 05:03

    Thanks again for the article. Keep writing.

    Ответить на комментарий
  13. Syclila
    Syclila 31 августа, 2022, 21:16
  14. สล็อตออนไลน์
    สล็อตออนไลน์ 31 августа, 2022, 22:36

    I really enjoy the article.Thanks Again. Fantastic.

    Ответить на комментарий
  15. Ensuern
    Ensuern 2 сентября, 2022, 03:34

    Knox said she stands ready to cook fish are consistent stretching, instead being a lot of thought instead focusing his research, please, it therefore accumulates, she deserves and dance buy cialis without prescription

    Ответить на комментарий
  16. Orievemek
    Orievemek 3 сентября, 2022, 00:37

    Like other telehealth providers, BlueChew requires that patients upload a photo that shows both their face and their government-issued ID in order to confirm their identity before matching you with a licensed healthcare provider in your state where can i buy priligy in usa Viagra merely helps with the physical aspect of ED by increasing blood flow in the penis and allowing erections to be stronger

    Ответить на комментарий
  17. superslot
    superslot 4 сентября, 2022, 03:12

    I really enjoy the post.Really looking forward to read more. Really Cool.

    Ответить на комментарий
  18. wesysnugs
    wesysnugs 4 сентября, 2022, 09:54
  19. site
    site 4 сентября, 2022, 13:52

    I really like and appreciate your blog post.Much thanks again. Will read on…

    Ответить на комментарий
  20. asyngeabs
    asyngeabs 4 сентября, 2022, 23:13

    Great cause cialis super active In four studies, a single oral dose of tadalafil was administered to healthy male subjects taking daily at least 7 days duration oral alpha blocker

    Ответить на комментарий
  21. erurise
    erurise 6 сентября, 2022, 08:42

    Who passed on to Globocnik that instruction after the event buy cialis online with prescription Moreover, patients on the alternative dosing regimen 3 times per week significantly changed their sexual behavior and had sexual attempts distributed over a wide period of time post dosing, with 47 for on-demand and 71 for 3 times per week performed beyond the first 4 hours post dosing, preferably in the evening and morning hours

    Ответить на комментарий
  22. Abisecy
    Abisecy 7 сентября, 2022, 01:20
  23. papindile
    papindile 8 сентября, 2022, 17:43

    brand cialis online You can manage a Bitcoin wallet from your phone or have a computer access only account

    Ответить на комментарий
  24. Prapips
    Prapips 9 сентября, 2022, 23:10
  25. visit today
    visit today 10 сентября, 2022, 22:39

    Major thanks for the article. Much obliged.

    Ответить на комментарий
  26. driving lessons
    driving lessons 11 сентября, 2022, 05:05

    Really informative article post.Much thanks again. Will read on…

    Ответить на комментарий
  27. shooreraf
    shooreraf 11 сентября, 2022, 07:57
  28. kelvin kaemingk eagan, MN
    kelvin kaemingk eagan, MN 11 сентября, 2022, 16:13

    Really appreciate you sharing this blog article.Thanks Again. Really Great.

    Ответить на комментарий
  29. Tailiajes
    Tailiajes 13 сентября, 2022, 01:05
  30. Ramusty
    Ramusty 14 сентября, 2022, 13:27

    Further, implementing plenty of cardiovascular activity into your routine is very important. tamoxifen hair loss

    Ответить на комментарий
  31. Rhisupt
    Rhisupt 17 сентября, 2022, 05:28

    buy doxycycline Mice are expected to show signs of disease hunching, panting, poor grooming, weight loss between days 4 10 after infection, depending on dose and susceptibility.

    Ответить на комментарий
  32. 머리카락 가늘어지는 여성을 위한 최고의 보충제
    머리카락 가늘어지는 여성을 위한 최고의 보충제 17 сентября, 2022, 10:15

    Soch to’kilishini davolash uchun ishlatiladi. Issiq qizil qalampirdan zaytun moyi va teng miqdorda qoshiq damlamani aralashtirish
    kerak. Damlamani oldindan mustaqil ravishda yoki eczanelerde sotib olinadi.
    Soch o’sishi uchun maska Zaytun moyi, ayniqsa, ayrim tarkibiy qismlar bilan birgalikda soch o’sishini rag’batlantiradi.

    Ответить на комментарий
  33. Inandisse
    Inandisse 18 сентября, 2022, 01:08

    what to eat with doxycycline to avoid stomach upset Dad is only receiving palliative care except for hallucination medicines.

    Ответить на комментарий
  34. medunitsa.ru
    medunitsa.ru 19 сентября, 2022, 10:25
  35. kremlin-team.ru
    kremlin-team.ru 20 сентября, 2022, 20:52
  36. more
    more 20 сентября, 2022, 21:36
  37. more
    more 20 сентября, 2022, 23:00
  38. url
    url 20 сентября, 2022, 23:03
  39. site
    site 21 сентября, 2022, 01:30
  40. смотреть онлайн в хорошем качестве бесплатно фильмы
    смотреть онлайн в хорошем качестве бесплатно фильмы 21 сентября, 2022, 04:33

    Смотреть онлайн бесплатно смотреть онлайн
    в HD.. Тут смотреть онлайн в хорошем качестве бесплатно фильмы.
    Фильмы в ролях Жан-Клод Ван Дамм на
    ГидОнлайн.

    Ответить на комментарий
  41. link
    link 21 сентября, 2022, 20:37
  42. türbanlı pijamali
    türbanlı pijamali 21 сентября, 2022, 21:44

    NS Henderson Taş (Clach Eanruig İskoç Galcesi),
    İskoçya’nın Glencoe (Carnoch) bölgesindeki bir alanda bir granit Eanruig alternatif olarak Henderson Stone veya.

    Ответить на комментарий
  43. Kucakta sikişirken liseli sarışın amatör genç kız süper boşalıyo
    Kucakta sikişirken liseli sarışın amatör genç kız süper boşalıyo 22 сентября, 2022, 13:30

    Piyango şans oyunları çevrimiçi poker oynamışsanız, Fenomenbet’e üyelik gerçekleştirirken.
    Merkezi sunucu havuzdaki bir sonraki bileti alır, blackjack kart dağıtımı 2022’de land down’daki ilk slot makinesini yaptı.
    kumarhanenizin promosyon takviminde uyanık olun veya anında bildirimler için bültenlerine.

    Ответить на комментарий
  44. High Top Conversion Vans For Sale
    High Top Conversion Vans For Sale 22 сентября, 2022, 18:09

    Im obliged for the post. Want more.

    Ответить на комментарий
  45. Free Featured Nur Yuzune Bosaliyor Porn Videos 2022
    Free Featured Nur Yuzune Bosaliyor Porn Videos 2022 24 сентября, 2022, 10:39

    Ensest resimler By admin 1 saat önce Genel 1 İzlenme Paylaş Tweet on Twitter Share on Facebook Google+ Pinterest Süper pornolar ve çıplak kızlar göğüs am süper vidyoda güzel porno film ensest resimler zenciyle sevişen karısını izliyor en çok izlenen por flmi.

    Ответить на комментарий
  46. add slots game girls
    add slots game girls 24 сентября, 2022, 21:10

    casino slots games free game slot video slots free play add slots game girls

    Ответить на комментарий
  47. สล็อตแตกง่าย
    สล็อตแตกง่าย 28 сентября, 2022, 17:11

    A big thank you for your article post.Much thanks again. Cool.

    Ответить на комментарий
  48. Tubidy
    Tubidy 29 сентября, 2022, 22:14

    Im grateful for the article.Much thanks again. Great.

    Ответить на комментарий
  49. pay to do paper
    pay to do paper 1 октября, 2022, 12:48

    where to buy resume paper where can i find someone to write my paper websites to type papers pay to do paper

    Ответить на комментарий
  50. pay someone to write your paper
    pay someone to write your paper 1 октября, 2022, 13:49

    college paper writing service help with your paper someone write my paper pay someone to write your paper

    Ответить на комментарий

Написать комментарий

Нажимая "Отправить комментарий" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности