Как правильно прошивать документы?

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.Как правильно прошивать документы

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

  • Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
  • Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
  • Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
  • Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
  • Клей;
  • Ножницы.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  • Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
  • Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  • Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
  • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листовКак правильно прошивать документы

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

  • Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

  • нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
  • опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
  • письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
  • материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
  • листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
  • документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
  • на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
  • цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
  • в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
  • когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.
Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

  • название организации;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
  • количество листов;
  • сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

  • Согласно правилам на описи не ставится номер.
  • Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Фотоинструкция

Как сшивать документы?

Как сшивать документы?
Как сшивать документы?
Как сшивать документы?
Как сшивать документы?

admin

Комментарии

  1. tinyurl.com
    tinyurl.com 26 марта, 2022, 05:12

    Hey there, You have done a fantastic job. I will certainly digg it and personally recommend to my friends.
    I am sure they will be benefited from this web site.

    Ответить на комментарий
  2. tinyurl.com
    tinyurl.com 26 марта, 2022, 22:50

    Great post. I was checking constantly this weblog and I’m impressed!

    Extremely useful info specially the ultimate part :
    ) I take care of such info much. I used to be looking for this certain info for a
    long time. Thanks and good luck.

    Ответить на комментарий
  3. tinyurl.com
    tinyurl.com 28 марта, 2022, 05:26

    I used to be recommended this website by way of my cousin. I
    am now not certain whether or not this put up is written by means of him
    as no one else realize such designated approximately my trouble.
    You are wonderful! Thanks!

    Ответить на комментарий
  4. cheapest airline tickets guaranteed
    cheapest airline tickets guaranteed 2 апреля, 2022, 13:36

    If you would like to take a great deal from this paragraph
    then you have to apply such methods to your won blog.

    Ответить на комментарий
  5. cheapest flights
    cheapest flights 3 апреля, 2022, 14:17

    I am truly grateful to the owner of this site who has shared this fantastic
    article at here.

    Ответить на комментарий
  6. cheap tickets flights
    cheap tickets flights 4 апреля, 2022, 02:03

    Appreciating the commitment you put into your blog and detailed information you
    offer. It’s nice to come across a blog every once in a while that isn’t the same out of date rehashed information. Great
    read! I’ve bookmarked your site and I’m including your RSS feeds to my Google account.

    Ответить на комментарий
  7. search cheap flights
    search cheap flights 4 апреля, 2022, 09:36

    Its like you read my mind! You appear to know a lot about this, like
    you wrote the book in it or something. I think that you could do with some pics to drive
    the message home a little bit, but instead of that,
    this is magnificent blog. A great read. I will certainly be back.

    Ответить на комментарий
  8. cheap fly
    cheap fly 5 апреля, 2022, 07:17

    I don’t even know how I ended up here, but I thought this post was great.
    I do not know who you are but certainly you’re going to a famous blogger
    if you are not already 😉 Cheers!

    Ответить на комментарий
  9. how to find cheap flights
    how to find cheap flights 5 апреля, 2022, 11:31

    Very nice article, exactly what I needed.

    Ответить на комментарий
  10. cheapest airfare possible
    cheapest airfare possible 6 апреля, 2022, 05:08

    Its such as you learn my mind! You appear to grasp a lot approximately this, like you wrote the e-book in it or something.
    I think that you simply could do with a few percent to force the message house a bit, but instead of that, this is excellent blog.
    An excellent read. I’ll definitely be back.

    Ответить на комментарий
  11. cheap flight
    cheap flight 6 апреля, 2022, 13:00

    Touche. Outstanding arguments. Keep up the amazing effort.

    Ответить на комментарий
  12. gamefly
    gamefly 7 апреля, 2022, 09:37

    I really like it when individuals get together and share views.
    Great blog, keep it up!

    Ответить на комментарий
  13. gamefly
    gamefly 10 апреля, 2022, 21:00

    Do you have any video of that? I’d like to find out some additional information.

    Ответить на комментарий
  14. Jeffreyamink
    Jeffreyamink 6 мая, 2022, 02:16

    buying viagra or cialis min canada cialis pills 20mg generic cialis

    Ответить на комментарий
  15. Jeffreyamink
    Jeffreyamink 6 мая, 2022, 17:08
  16. Jeffreyamink
    Jeffreyamink 7 мая, 2022, 05:19

    oral ivermectin for rosacea ivermectin tablets for humans injectable ivermectin for goats

    Ответить на комментарий
  17. Jeffreyamink
    Jeffreyamink 8 мая, 2022, 17:52

    what worms does ivermectin kill in dogs stromectol price usa ivermectin dose for scabies in humans

    Ответить на комментарий
  18. Jeffreyamink
    Jeffreyamink 9 мая, 2022, 06:19

    cialis us pharmacy best price for daily cialis cialis manufacturer coupon free trial

    Ответить на комментарий
  19. Jeffreyamink
    Jeffreyamink 9 мая, 2022, 18:49

    prednisone 10 tablet prednisone for sale canada buy prednisone online

    Ответить на комментарий
  20. tinyurl.com
    tinyurl.com 10 мая, 2022, 01:18

    Thanks for finally talking about > Как правильно прошивать документы?
    | Бизнес в России с нуля!
    < Loved it!

    Ответить на комментарий
  21. Jeffreyamink
    Jeffreyamink 10 мая, 2022, 07:16

    pour on ivermectin injectable ivermectin for humans what worms does ivermectin kill

    Ответить на комментарий
  22. http://tinyurl.com/yyjcaxaa
    http://tinyurl.com/yyjcaxaa 11 мая, 2022, 20:00

    Do you have a spam issue on this blog; I also am a blogger,
    and I was curious about your situation; we have created some nice procedures and we are
    looking to trade solutions with others, please shoot me an e-mail if interested.

    Ответить на комментарий
  23. RogerLix
    RogerLix 12 мая, 2022, 00:11
  24. RogerLix
    RogerLix 12 мая, 2022, 18:42

    generic propecia prescription buy propecia usa propeciaforlesscom

    Ответить на комментарий
  25. RogerLix
    RogerLix 13 мая, 2022, 23:50

    ivermectin 24 mg ivermectin iv stromectol 6 mg tablet

    Ответить на комментарий
  26. RogerLix
    RogerLix 14 мая, 2022, 14:45

    purchase propecia no prescription propecia online finasteride hair loss

    Ответить на комментарий
  27. RogerLix
    RogerLix 15 мая, 2022, 18:34

    top erection pills best drug for ed ed pills comparison

    Ответить на комментарий
  28. RogerLix
    RogerLix 16 мая, 2022, 07:18

    ivermectin for puppies ivermectin budgies buy stromectol online no prescription

    Ответить на комментарий
  29. tinyurl.com
    tinyurl.com 16 мая, 2022, 20:00

    Thanks for your personal marvelous posting! I genuinely enjoyed reading it, you happen to be a great author.I will always bookmark your blog and will eventually come back later on. I want
    to encourage you to continue your great writing, have a nice holiday weekend!

    Ответить на комментарий
  30. NormanBam
    NormanBam 17 мая, 2022, 17:48

    online pharmacies without prior prescription canadian pharmacy online ship to usa internet pharmacy no prior prescription

    Ответить на комментарий
  31. NormanBam
    NormanBam 18 мая, 2022, 07:44

    canadian pharmacy certified canada pharmacy online canadian pharmacies not requiring prescription canadian pharmaceuticals online safe

    Ответить на комментарий
  32. NormanBam
    NormanBam 18 мая, 2022, 23:19

    ed treatment pills pills for erection buy ed pills online

    Ответить на комментарий
  33. Johnnysef
    Johnnysef 20 мая, 2022, 00:50
  34. Johnnysef
    Johnnysef 20 мая, 2022, 15:50

    where to buy cheap clomid online clomid for sale canada buy clomid

    Ответить на комментарий
  35. fskwktkw
    fskwktkw 21 мая, 2022, 06:13
  36. Johnnysef
    Johnnysef 21 мая, 2022, 07:22

    stromectol without a doctor prescription stromectol stromectol without a doctor prescription

    Ответить на комментарий

Написать комментарий

Нажимая "Отправить комментарий" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности