Как правильно вести кассовую книгу?

Один из важных аспектов работы предпринимателя – работа с наличными и безналичными средствами. Отчетность на этот счет пестрит изобилием необходимых к заполнению бумаг, основным среди которых является кассовая книга.

Кассовая книга

Существует немало нюансов ее ведения и заполнения, несоблюдение которых чревато неприятностями.

Что такое кассовая книга и для чего она нужна?

Данный документ бухгалтерского учета отражает как доход, так и расход фирм. По причине того, что она – главный документ учета, вести ее необходимо аккуратно и следуя всем правилам и стандартам, поскольку львиная доля всех проверок учета приходится именно на нее.

Такая книга на предприятии может существовать только одна. Однако, если это предприятие крупное, с множеством подразделений, каждое из которых имеет свой отдельный бюджет – в таком случае, книг будет несколько, по одному на отдел.

Оригинал каждой такой книги, согласно правилам, находится в том подразделении, бюджет которого она учитывает, а в головную организацию или офис могут передаваться только копии книг.

Шаблон кассовой книги

Как оформляется кассовая книга?

Существуют единые правила оформления кассовых книг, оговоренные в соответствующей инструкции. Книга обязательна к шнуровке, нумерации, проставлению печатей и заверению подписями в первую очередь главного бухгалтера и директора организации.

Документ ведется на протяжении одного календарного года, с наступлением следующего календарного года она должна быть заменена на новый экземпляр. Как правило, книга содержит пятьдесят или сто листов.

Если получилось так, что листов в книге не хватило на один год, дополнительные листы не вклеиваются в старую книгу, а заводится новая с указанием конкретного временного промежутка, в который она велась.

Титульный лист книги должен содержать наименование организации или личные данные индивидуального предпринимателя, на ней должен быть указан временной промежуток, к которому она относится, а так же наименование конкретного подразделения при условии, что книг на производстве несколько.

Как осуществляется ведение кассовой книги?

Заполнение книги подразумевает под собой внесение информации в готовую форму для записи.

Все записи за день, который оформляется по книге, делаются на одной странице, в конце этих записей обязательно суммируются итоги основных показателей, то есть прихода и расхода.

Деньги в конце дня так же сдаются материально ответственным лицом, обычно это кассир, в бухгалтерию. Средства должны точно совпадать с числом, указанным в книге.

Электронный учет

Технический прогресс, как известно, на месте не стоит, поэтому заполнение книги возможно не только вручную, но и с помощью электронных систем.

Для ведения книги в электронном виде необходимо специальное программное компьютерное обеспечение, которое полностью дублирует отображение книги на экране.

Однако, не стоит забывать, что такая книга не остается полностью в электронном виде – отчеты распечатываются и подшиваются точно так же, как и в рукописном варианте.

Подписи в распечатанном варианте книги должны быть рукописными, электронная роспись не считается действительной.

Инструкция и особенности заполнения кассовой книги

Сама по себе страница книги выглядит, как лист, разделенный на две части. Допускается сгибание по линии перфорации, необязательно заполнять отдельно обе части листа – можно использовать копировальную бумагу.

Одна из частей отрывается по указанной линии, подшивается в папку вместе с документами кассовой отчетности – накладными, заявлениями на выдачу средств, например, авансовые выплаты, ведомости и так далее.

Некоторые графы повторяются показаниями за несколько дней, например:

  • Показания остатка предыдущего дня должны совпадать с первым показателем следующего
  • Номера листов идут строго по порядку.
  • Во вторую графу переносится вся информация об ордерах, которые приложены и подшиты в соответствующую папку.
  • В организационных книгах обязательны указания кодов соответствующих выплат, например, код 70 будет означать зарплатные выплаты, подотчеты означены кодом 71 и так далее.
  • После указания суммы «переноса» обязательно нужно проставить знак Z, исключающий дальнейшие подписи в колонку.
  • Показания на начало и конец дня должны совпадать с учетом прихода и расхода предыдущего и текущего дня.
  • Обязательно должны быть зафиксированы все данные с помощью подписей ответственных лиц (бухгалтер организации и кассир текущей смены).
  • Указано количество подшитых ордеров.

Контрольно-кассовая машина (ККМ)

ККМ – это государственная система отслеживания и контроля за ведением отчетных бухгалтерских документов организации.

Контрольно-кассовые машины делятся по отраслям применения – для торговли в сфере услуг, гостиничного бизнеса и, отдельно, в нефтяной промышленности.

По конструкции они так же будут различаться на активную, пассивную, автономную и фискальную.

Касса

Кассы на данный момент различаются всего две:

  • по Ф-системе
  • и системе ЭКЛЗ

Повсеместно более применима вторая, поскольку первая выведена из системы регистрирования и встретить её уже нельзя: они были выведены из системы регистрации более десяти лет назад, а срок их работы составляет ровно семь лет.

У новой же системы не имеется ограничений по времени работы.

Видов отчетов по кассовым аппаратам существует всего три.

  • Х-отчет, который можно снимать неограниченное количество раз в течение смены, на нем отображается общее число операций и сводный итог
  • Z-отчет, который можно снимать всего один раз за смену, подтверждая его закрытие. На нем отображается финальный итог смены, этот документ является отчетным и обязателен к подшивке в архив
  • ЭКЛЗ-отчет, своеобразная замена Х-отчетам, разница между которыми состоит в том, что в последнем виде отчетов возможен просмотр всех операций по отдельности
Важно знать, что при работе на кассовом аппарате время должно точно совпадать с реальным, поскольку исправить это после пробития чеков уже невозможно. Несовпадение показателей времени строго отслеживается и подлежит наложению штрафа.

Фискальная память так же является неотъемлемой частью системы. Она содержит данные обо всех снятых отчетах, данные об организации, код налогового инспектора и многое другое.

При обнаружении несоответствий ведения кассовой отчетности с данными фискальной памяти накладывается штраф. В случае её неисправности она подлежит срочной замене во избежание несоответствий с отчетами.

Еще один элемент отчетности – контрольная лента, которая бывает двух видов:

  • Бумажная
  • Электронная

Она так же подлежит подшивке и хранению на протяжении не менее, чем пяти календарных лет.

Образец заполнения кассовой книги

Скачайте образец заполнения кассовой книги здесь (формат Word .doc)

Кто должен вести кассовую книгу?

Кассовую книгу на любом предприятии, где имеется касса, должен вести кассир или лицо, в обязанности которого входит ведение операций, связанных с применением кассового аппарата.

Если отдельного работника, отвечающего за ведение таких операций нет, за кассовую книгу автоматически отвечает тот, кто производит расчетные операции по установленному аппарату.

Как сшивать кассовую книгу?

Правила прошивки кажутся детской игрой на уроке труда, однако, зачастую в приеме документов отказывают не по причине некорректного составления, и именно из-за неверного оформления.

Вам понадобятся:

  • Документы для прошивки
  • Плотная нить (жгут)
  • Ножницы
  • Белая чистая бумага
  • Клей
  • Дырокол

Инструкция:

  1. Распечатайте все необходимые для прошивки документы
  2. Проделайте дыроколом отверстия
  3. Проденьте плотную нить
  4. Завяжите ее узлом на обратной стороне стопки
  5. Отрежьте от листа белой бумаги небольшой кусочек примерно 2х8 см
  6. Заклейте промежуток между отверстиями дырокола поверх нити
  7. Подпишите бумажку следующим по следующему образцу: «Всего прошито и пронумеровано *кол-во прошитых листов цифрой и прописью* листа/ов» (например: «всего подшито и пронумеровано 5 (пять) листов»)
  8. Поставьте под надписью свою подпись с расшифровкой так, чтобы она немного заходила за края кусочка бумажки, т.е. если листочек оторвать – края росписи будут видны

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

Индивидуальные предприниматели и малые предприятия (малыми считаются те организации, в которых работает менее ста человек, а общий годовой доход которых – менее четырехсот миллионов) не обязаны вести кассовую книгу учета. Однако, закон не запрещает им делать это по своей инициативе.

Для ООО ведение этого документа строго обязательно.

Носкова Елена

В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*

Нажимая "Отправить комментарий" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности